お忙しいところ恐れ入ります。〇〇と申します。
普段は渋谷区内の他の施設を利用させていただいておりますが、代々木八幡コミュニティセンターは今回が初めての利用となります。
それで、企画書の提出が必要と伺った件について、具体的な理由がよく分からず、特に団体登録人数と関係があるのかどうかを確認させていただきたくご連絡しました。
以前、私たちのメンバーの一人が貴センターにお電話した際に、
「5人で団体登録しているため、100人〜150人規模で使用するには企画書が必要」と伺ったのですが、
今回、その件で以下の点についてお伺いできればと思っております：
企画書には、具体的にどのような項目を記載すればよろしいでしょうか？
（イベントの内容・参加人数・タイムスケジュールなど）
企画書の提出が必要かどうかは、団体の登録人数と関係がありますでしょうか？
私たちは渋谷区の別の団体でも20名以上が登録されていますが、そういった他の団体登録情報も考慮されるのでしょうか？
当日、録音を行いたいと考えておりますが、
録音設備（マイクや録音機器など）は館内にありますでしょうか？
もしある場合、利用にあたって申請や追加料金が必要かも教えていただけると助かります。
また、舞台上に椅子を並べて使用することは可能でしょうか？
登壇者が座って話す形式を想定しているため、可能であればそちらも確認させてください。
なお、イベントは「東アジアの研究」をテーマにしたトークイベントで、
数名のポッドキャスト配信者が舞台上に座って会話し、参加者は客席でそれを静かに聴くという形式です。
音楽やパフォーマンスはなく、落ち着いた内容を予定しています。
初めての利用となるため、私たち側で事前に準備・対応すべきことや、
当日の流れ・注意点などもございましたら、あわせてご教示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。